Чат-боты Telegram: инструкция для бизнеса
Один из самых востребованных кейсов — автоматизация рутинных процессов. Например, уже сейчас мы видим примеры ботов, которые подтягивают карточку сделки из AmoCRM (CRM-системы управления контактами и продажами) по номеру телефона или названию сделки.
Программисту на реализацию такого бота понадобится не более пары часов. Это удобно: если менеджер сейчас в пути или говорит с клиентом, при помощи этого механизма можно получить данные по сделке, не заходя на сайт.
Точно так же, но с другими техническими нюансами можно получать информацию из телефонии, «1C», любой базы данных или просто другой CRM-системы. Используя полученную информацию, можно генерировать уже заполненные документы, анкеты или заявления, которые нужны вам для работы. Например, получить готовый договор, обратившись к CRM, или заполненную анкету, необходимую для отдела кадров.
Отправляя эти получившиеся документы через Telegram, вы, во-первых, экономите место на сервере и убираете лишнюю прослойку в виде сайта, а во-вторых, получаете «бесплатное» хранилище этих файлов с удобным встроенным поиском. Лимит размера файла в Telegram — 1,5 GB, этого более чем достаточно для обычных документов. Все они без ограничения по времени хранятся в истории, и к ним можно обратиться в любой момент.
Что такое чат‑бот Telegram и зачем он нужен
Бот — сокращение от слова «робот». Это программа, которая автоматически, по команде или заданному расписанию, согласно указанным параметрам выполняет действия.
В мессенджере Telegram чат-боты — это специальные аккаунты. Telegram-боты получают от людей текстовые команды и выполняют их: дают информацию, совершают необходимое действие (например, присылают документ) и пр. Ботам передают рутинные однообразные функции компании. Например, ответы на стандартные вопросы пользователей.
Автоматическое заполнение документов избавляет людей от рутинного процесса и минимизирует ошибки. Даже частично заполненный документ (в тех случаях, когда целиком автоматизировать процесс нельзя) увеличивает скорость работы сотрудников и снижает количество однообразных операций.
Как создать чат-бот в Telegram
Создавать ботов в Telegram нужно с помощью официального бота @botfather. Вы находите его в Telegram, и он сразу выдает вам набор необходимых команд для дальнейших действий.
C помощью команды /newbot можно создать нового бота. Далее необходимо ввести название бота и адрес (это то, что идет после «@«). После этого вы сразу получите специальный токен, который будет использоваться для дальнейшей работы.
Лучше создавать бота с вашего аккаунта либо с корпоративной сим-карты — тогда в непредвиденных случаях вы сохраняете контроль за собой. Передавать ботов другим пользователям нельзя. Для работы бота, как и для любого другого IT-сервиса, нужен сервер: подойдет недорогой VPS за ±20 долл. в месяц. Домен (сайт) не нужен, но желателен — тогда можно использовать веб-хуки.
Время создания бота обычно измеряется в часах — от 1 до 20. Это маленький проект. Создание бота не может занимать месяц или даже две недели, исключение составляют большие проекты, которые предполагают автоматизацию очень сложных процессов в компании, где много нюансов или этапов. Учитывая, что стоимость работы среднего программиста в IT-аутсорсинге начинается от 1000 руб. в час, это доступный для любой компании проект.
Сейчас на рынке есть несколько конструкторов ботов в Telegram, которые позволяют создать то, что нужно, без разработки, но я бы не рекомендовал готовые решения. Во-первых, скорость работы конструкторов оставляет желать лучшего: бот, который написан под заказ, всегда может работать намного быстрее, чем боты на конструкторе.
Конечно, в данном случае важна еще и квалификация разработчика. Во-вторых, функционал конструкторов предполагает только примитивные вещи — довольно часто нужного вам функционала там просто нет. В-третьих, некоторые конструкторы настолько шаблонные, что их признаки видно в первые секунды диалога с ботом, — это понижает доверие к нему. В-четвертых, когда токен у вас и бот на вашем сервере, вы контролируете ситуацию.
Конструкторы часто не выдают токены авторизации для ваших ботов — следовательно, если конструктор прекратит существовать, то ваш бот умрет вместе с ним и заберет с собой всех пользователей и всю базу данных.
Пример
В прошлом году я делал проект по автоматизации командировок для одной электроэнергетической компании.
Как это работает:
- Сотрудник заполняет анкету через бота.
- Секретарь получает эту информацию в удобном виде и подбирает варианты размещения.
- Сотрудник через Telegram выбирает билеты и отель из предложенных секретарем.
- Заявка поступает в бухгалтерию с уже заполненными документами.
- Документы проверяют, и затем сотруднику остается только прийти в бухгалтерию, чтобы получить суточные и подписать бумаги.
Сколько часов хождения по кабинетам и возни с бумагами мы сэкономили? В нашем случае получилось достаточно много: бот обрабатывает в этой компании от 2 до 10 заявок в сутки, избавляя бухгалтерию от заполнения бумаг и подсчета суточных — математику и все расчеты тоже выполняет бот. Секретарь, в свою очередь, работает с поступающими заявками и сразу видит всю необходимую информацию на экране.
Остается только подобрать варианты размещения, найти билеты и предложить их сотруднику, а тот уже через Telegram сделает свой выбор. Никаких звонков, хождений по кабинетам, уточнения времени. Отдельные случаи все-таки предполагают ручное заполнение, но это исключение — почти все заявки на командировки были обработаны автоматически.
Другой вариант: продавцы могут получать уведомления о смене статуса сделки, за которую они ответственны. Если клиенту нужно позвонить в два часа, пусть бот напишет ответственному за 15 минут до звонка.
День подходит к концу, а ответственный по сделке не закрыл задачу? Можно и нужно ему об этом напомнить. Или написать руководителю, что сделку забыли закрыть… А что, если каждый день отправлять руководителю список неправильно закрытых сделок? Возможностей очень много.
Можно настроить и установку задач прямо из мессенджера — чтобы не надо было заходить на сайт, искать сделку и ставить новую задачу. Многое можно автоматизировать через Telegram, но не нужно. Лучше использовать функционал Telegram и оптимизировать время при помощи него: переносить вашу внутреннюю CRM или аналитику с сайта на бота не имеет никакого смысла.
Есть некоторые внешние решения, готовые боты, которые возможно использовать в ваших бизнес-процессах. Но я не стал бы рекомендовать ориентироваться на них: в основном готовым решениям не хватает гибкости или специфики ваших бизнес-процессов. Их существование не отменяет потребности в собственном боте.
Что боты Telegram умеют делать
Подведем итоги. Боты в Telegram хорошо делают следующие вещи.
Во-первых, любые уведомления — быстро, моментально, до нужного адресата.
Во-вторых, заполнение небольших (5–10 вопросов) анкет с отправкой данных на сервер. Более развернутые формы лучше оставить на сайте: могут возникнуть трудности, если, например, нужно будет исправить поле, которое отправлено.
В-третьих, согласования и утверждения, например согласование бюджета, статуса сделки. Через Telegram легко можно отправить сообщения с двумя, тремя или большим количеством кнопок. Выбор одной из них будет отправлять сигнал на сервер. Ответственный, от которого требуется согласование, получит сообщение от бота, и ему останется принять решение.
Можно принять решение сразу по нескольким задачам: Telegram дает возможность прикреплять кнопки к сообщению, что позволяет разгружать несколько задач одновременно.
В-четвертых, любые операции с файлами, документами, таблицами, которые тоже можно автоматически заполнить. Хранилище файлов в Telegram быстрое — в диалоге с ботом на отдельной вкладке можно просто просмотреть все файлы, которые он вам отправлял, в хронологическом порядке.
Благодаря простому API, отсутствию необходимости ставить сторонние библиотеки и регистрироваться на портале разработчиков Telegram очень просто интегрировать в ваши текущие процессы, бизнес-аналитику — это не займет много времени. Для разработки бота подойдет любой язык программирования, с помощью которого можно отправлять http-запросы.
Полезные готовые чат-боты Telegram
@gmailbot — принимайте и отвечайте на письма из gmail прямо в Telegram
@tweetitbot — можно пользоваться Twitter прямо в Telegram
@amplifrbot — бот от сервиса Amplifr, платформы для ведения всей SMM-активности и аналитики по ней в одном месте
@ya — включает в себя почти весь функционал «Яндекса»
@vk_bot — интеграция с сообществами «ВКонтакте»
Несколько хороших советов
Совет 1. Не стоит отправлять слишком много сообщений, потому что тогда их ценность теряется. В этом случае пользователь может отключить получение уведомлений от бота, и их эффективность упадет до уровня электронных писем. Если вы отправляете уведомления через бота, пусть они будут максимально информативными и ценными.
Совет 2. Не нужно пытаться автоматизировать вообще все или сделать одну кнопку «пусть все работает».
Совет 3. Не стоит перегружать бота функциями, лучше сделать несколько ботов.
Каждый инструмент имеет свои плюсы и минусы. Автоматизация ради автоматизации не поможет вашей компании, но если вы или ваши сотрудники давно хотите избавиться от части рутинных действий — боты в Telegram точно могут вам в этом помочь.
Чат-бот Telegram отслеживает все упоминания клубов сети в соцсетях
Илья Коноплев, Директор по развитию сети World Gym в России
В нашей сети Telegram-боты используют клубы в Красногорске, Стерлитамаке и Сургуте. Технические чаты с подключенными ботами мониторят упоминания в клубных сообществах в соцсетях. Боты скидывают запросы, вопросы в чаты, где находятся сотрудники клиентских департаментов и руководители.
Таким образом, менеджмент оперативно видит ситуацию с запросами вокруг клубных сообществ и, координируясь внутри, отвечает.
Мы делали ботов сами. Это простая задача, не требующая особых навыков программирования. Существуют инструкции, шаблоны для их настройки, которые интуитивно понятны.
Результат использования ботов сложно «оцифровать», но они упрощают мониторинг обращений клиентов, позволяют руководителям клубов в реальном времени следить за тем, чтобы менеджеры по продажам и маркетологи активно и, что самое главное, быстро отвечали на поступающие вопросы и запросы.
Мы как компания, работающая в сфере услуг, основными своими преимуществами считаем оперативность и полноту коммуникации. Если за коммуникациями не следить, повышаются риски. Telegram-боты позволяют нивелировать эти риски и повысить скорость и качество коммуникаций.
Во многих отраслях Telegram-боты используют для автоматических ответов на одни и те же вопросы пользователей. В том числе это применяется в банкинге и телекоме. Мы эту функцию попробовали, классифицировав наиболее типовые вопросы пользователей и привязав их к роботизированным ответам ботов.
Я пришел к выводу, что эта технология неэффективна с точки зрения конверсии интереса в продажи, так как односложные ответы бота отбивают у человека желание общаться. Поэтому мы не используем ботов для автоматизированных ответов, что распространено в других отраслях.
Бот фитнес-клуба прислал оповещение о новой заявке
Чат-бот Telegram напоминает, сколько дней отпуска осталось у сотрудников
Алексей Мариненок, Руководитель отдела развития программных систем BDO Unicon Outsourcing, Москва
Среди услуг нашей компаний — аутсорсинг расчета зарплаты. Мы разработали портал, где публикуем расчетные листки сотрудников заказчиков. Это удобное решение, и мы хотели использовать этот инструмент и для корпоративных целей. Но поняли, что настройка прав доступа для одновременного использования и внутри компании, и для клиента потребует ощутимых инвестиций.
Раньше наша бухгалтерия рассылала сотрудникам расчетные листки по электронной почте. Чтобы обезопасить личные данные персонала, для каждого сотрудника мы сгенерили индивидуальные пароли, без которых доступ к информации невозможен. Но даже это не отвечало всем требованиям конфиденциальности. Работники теряли пароли, забывали количество дней отпуска и все время запрашивали эту информацию.
Для оптимизации процесса мы создали чат-бот, который по запросу высылает сотруднику, например, расчетный листок. Эти данные Telegram получает из файла, который создает система «1С».
Мы также защитили авторизацию от несанкционированного доступа: администратор собирает базу номеров телефонов всех сотрудников. Когда новый пользователь проходит авторизацию, программа ищет абонента в базе. Если телефона в списке нет, человек авторизоваться не сможет.
Чат-бот Telegram помог оптимизировать 10 внутренних процессов
Андрей Ваничев, Управляющий директор службы телемаркетинга и клиентского сервиса «Модульбанка», Москва
Для взаимодействия команд внутри банка мы используем бота «Пограничник» @ModulTeamClientBot. Это телеграм-бот, который фиксирует обращения подразделений и ведет их учет для дальнейшего разбора. Он помогает повысить эффективность и анализировать пробелы в знаниях сотрудников.
Общение внутри приватных чатов не давало понимания, какие вопросы вызывают больше всего проблем в работе подразделений. Мы самостоятельно разработали и решили внедрить бота, который позволяет их фиксировать, теговать и комплексно отрабатывать.
Раньше подразделения, работающие над общей задачей, решали проблемы между собой через групповые чаты и личные сообщения. Минус такого процесса был в том, что никто не знал, какая проблема чаще всего тревожит сотрудников. Не было ни статистики, ни примера, на котором можно его разобрать. Внедрение бота положительно сказалось на скорости решения проблем. Теперь сотрудник точно знает, кто взял в работу его задачу и сколько времени займет решение. Помимо этого, бот помогает точечно решать проблемы. Можно точно узнать, кто из сотрудников допустил ошибку, чтобы не приходилось перестраивать систему и заново обучать всю команду.
С помощью бота мы оптимизируем «кривые» процессы. Мы снизили количество обращений, сократив или упростив порядка 10 процессов, включая открытие счета и назначение встречи клиентам.
Благодаря внедрению бота «Пограничник», мы сэкономили время сотрудников, деньги компании и нервы руководителей. Сейчас ботом пользуются почти 500 сотрудников, за четыре месяца к нему обратились 12 тысяч раз.
Чат-бот Telegram облегчил клиентам коммуникацию с компанией
Рагим Ахадов, Директор компании «Экспекто», Москва
Наша компания — агрегатор digital инструментов. Часть клиентов, которые с нами работают, новички в этой сфере. У них иногда возникают вопросы по настройке рекламной кампании, ее оптимизации или работе с сервисом. Задать их они могут в социальных сетях, по электронной почте или с помощью телефонного звонка. Вопросы из большинства этих каналов связи переадресовываются в единую CRM-систему. Там их «подхватывает» один из наших специалистов, в зависимости от тематики вопроса.
Два с половиной месяца назад мы разработали свой телеграм-бот. Это произошло по трем причинам. Во-первых, учитывая хайп и постоянно растущую аудиторию этого мессенджера, логично было предположить, что запросов на этот инструментов будет все больше. Во-вторых, в Телеграме есть возможность сделать автоматический FAQ, чтобы разгрузить отдел технической поддержки. В-третьих, за все время работы с нами у клиента могут появиться несколько вопросов на разные темы. Если он задаст их, например, через электронную почту, то под каждый запрос автоматически будет создан отдельный диалог в нашей CRM-системе.
В Телеграме же все проще: есть один чат для общения с одним клиентом по всем вопросам. Так удобнее обеим сторонам. Бот полностью интегрирован в экосистему. Для пользователя все взаимодействие с нашими сотрудниками происходит в рамках Телеграма: клиент задает боту вопрос, на который получает ответ от реального человека. Для наших сотрудников общение с клиентами через Телеграм ничем не отличается от классических вариантов. Вопрос точно так же автоматически переадресовывается в Carrot Quest, в рамках которого они на него отвечают.
Чат-бот Telegram облегчил распределение заказов
Иван Михайлов, Генеральный директор компании «ЧистоЧисто», Санкт-Петербург
С января этого года наша компания использует Telegram-бота для распределения заказов между клинерами. Раньше делали это вручную: раз в день в определенное время раздавали информацию о заказах на следующий день или на ближайшие часы.
Сотрудники не могли планировать загрузку. Неравномерность распределения работы вызывала напряженность: клинеры считали, что у руководства есть любимчики, которые получают больше выгодных заказов. Бот решил все эти проблемы.
Как только мы получаем от клиента заявку — по телефону или через сайт, — она загружается в Telegram. В опубликованной версии заявки указаны объем, время и примерный адрес. Так мы нивелируем риск, что заказ «уведут». Под заявкой есть кнопка «Взять». Все клинеры видят обновления канала. Если хотят выполнить заказ — нажимают на кнопку. Полные данные о заказе приходят сотруднику личным сообщением в Telegram.
Загрузку клинеров контролируем в CRM-системе. Если кто-то набрал много заказов и есть риск, что не успеет выполнить их, — перераспределяем нагрузку: публикуем заявку в канале.
